De uitdager

We waren al enige tijd ongeslagen tegen alle uitdagingen die we tegen kwamen. Voorbeelden hiervan zijn het ontwikkelen van een introductieportaal voor nieuwe medewerkers, het geïntegreerd laten verlopen van de opleidingsaanvragen en het versimpelen en versnellen van de OR verkiezingen. Tot daar de grootste uitdager sinds tijden zich aanbood. Namelijk het werving en selectieproces volledig integreren in de software van AFAS. Deze uitdager was met een recht een zwaargewicht.

Ronde één

We stonden vol strijdlust in de blauwe hoek tot we onze tegenstander Werving & Selectie in de rode hoek zagen verschijnen. We zagen het zwaargewicht in zijn volledige omvang. Tot nu toe overwonnen we door ons ongestructureerd en zonder angst in de strijd te gooien. In dit geval besluiten we ons niet direct op de uitdager te storten maar uit de ring te stappen. Om te winnen moeten we ons beter voorbereiden. 

Ronde twee

Na de voorbereiding met verschillende betrokkenen, waren we opnieuw klaar voor de strijd. De eerste klap kwam uit de rode hoek. Voordat er een vacature gesteld mag worden, is er het noodzakelijk om te controleren of er een geschikte interne kandidaat beschikbaar is. Dit zijn interne kandidaten welke binnen het huidige team niet verlengd kunnen worden, wel graag willen blijven werken bij RIBW GO en voldoen aan het profiel. We incasseren en komen met kracht terug door deze registratie in Insite te borgen en deze informatie beschikbaar te stellen voor collega's zodat zij deze kandidaten actief kunnen benaderen. De uitkomst van deze actie bepaalt of er echt een vacature nodig is.




Ronde drie

We gaan naar de volgende ronde, als er geen interne kandidaat beschikbaar is, wordt er een vacature gesteld. RIBW GO bestaat volledig uit zelfsturende teams, alle medewerkers kunnen deze actie opstarten. De enige voorwaarde bij het maken van de vacature is dat het selectieproces al geregeld is. De datum van het selectiegesprek en de leden van de selectiecommissie worden direct vastgelegd. Op deze manier liggen de gegevens vast in het systeem en kunnen wij deze op elk gewenst moment gebruiken. Een voorbeeld hiervan is het automatisch informeren van de selectieleden wanneer het selectiegesprek is gepland maar ook regelen we hier handig de autorisaties mee.

Ronde vier

De vacature is klaar voor publicatie! Deze ronde vergt wat inzet en gepuzzel naar de beste oplossing. We willen dat het publiceren van de vacature straks niet veel tijd kost. Het voordeel is dat er in het primaire proces maar zeven vaste functies zijn. Het nadeel is dat er meer dan 50 teams verdeeld over 13 gemeenten zijn. We besluiten per functie een standaard vacature met vaste inhoud te maken. Dit sjabloon combineren we tijdens het publiceren met de details van de specifieke vacature. Vanuit hier verwijzen we naar vaste plekken op www.werkenbij.ribwgo.nl. Daar is meer informatie over de functie of het team te vinden. Het resultaat is een complete vacature en is ook nog eens zo klaar!

Ronde vijf

In ronde vijf streven wij naar een site die er mooi uitziet en waar we trots op zijn. Er ligt een ontwerp van het communicatiebureau, er zijn foto's van medewerkers, cliënten en locaties, er zijn huisstijlkleuren, er zijn teksten voor op de website, er zijn wensen en er zijn hoge verwachtingen. Tijdens het bouwen van de site lagen we meerdere keren bijna Knock-Out in de hoek. Ons geheime wapen humor heeft ons er hier doorheen gesleept, regelmatig zaten we met tranen van het lachen achter onze computers

De volgende middag was hiervan een voorbeeld waar ik met veel plezier aan terug denk.
Er lag een ontwerp voor de pagina waar alle functies op staan. Dit ontwerp was een overzicht met foto's van medewerkers op een grijze achtergrond. Het resultaat was in onze ogen de 'Bijlmerbajes'. We moesten het doen met het ontwerp dat er lag, we hebben alle mogelijke opties uitgeprobeerd maar voor ons bleef het de Bijlmerbajes. Tot Caroline om 16:00 uur op vrijdagmiddag een suggestie deed om 'iets' te laten ronddraaien. Het idee van de 'Flikkergalerij' was geboren. We zaten weer helemaal in de wedstrijd. De werkdag zat er bijna op dus heel veel tijd hadden we niet. Vol enthousiasme ging ik s 'avonds verder met de  uitwerking van het idee. Ik kwam er al snel achter dat ik niet de enige was die hard aan het werk was want de pagina's werden geblokkeerd door Caroline :) Gelukkig, heeft dit idee wel de eindstreep gehaald!

Halverwege de wedstrijd, we liggen op schema voor de winst!

Ronde zes

Eén van de uitgangspunten was dat de vacature nog wel op de externe wervingssite Zorgselect geplaatst moest worden. Tot nu toe was dit een handmatige en tijdrovende actie. We willen snelheid en daarom willen wij een koppeling welke deze handmatige actie overbodig maakt. In deze ronde besluiten wij zelf uit de ring te stappen. We geven de handschoenen aan de specialist, Harmen Zijlstra van Gjald. Hij regelt met de heren van Zorgselect de technische specificaties voor een koppeling en zorgt ervoor dat alle wensen gerealiseerd worden. Het resultaat is een koppeling welke automatisch alle vacatures op Zorgselect plaatst en wijzigingen door geeft.

Ronde zeven

Als je er een vacature is, willen we dat er gemakkelijk op kan worden gesolliciteerd. Binnen de software van AFAS is dit geen enkel probleem. Sollicitanten vullen éénvoudig hun persoonlijke informatie in, laten in maximaal tien zinnen een motivatie achter en uploaden hun cv. Super handig want alle informatie is aan elkaar gekoppeld en het ligt direct vast in het systeem. Hierdoor hoeven er geen cv's meer te worden rond gemaild. En de backoffice hoeft deze informatie niet meer over te typen bij de indiensttreding. Je kunt bij verschillende doelgroepen van sollicitanten verschillende informatie uitvragen. Bij de RIBW GO is dit verschil er alleen tussen de reguliere medewerker en de stagiaires. Wij gaan dus snel door naar de volgende ronde! 

Ronde acht

Er is gesolliciteerd, de sollicitant komt nu in DE workflow terecht. Er zijn 50 taken en 119 acties nodig om de sollicitant door de verschillende gespreksrondes, diverse afwijsmomenten, een referentiecheck en een assessment heen te leiden om tot het (mogelijke) aanname moment te komen.

Verder zijn 74 statussen nodig om de workflow op het juiste moment in de juiste takenlijst bij de verantwoordelijke op dat moment te laten verschijnen. 

De lange armen van de workflow hadden ons bijna uit de wedstrijd geslagen. Op een middag waren we druk met de workflow (die al behoorlijk groot was) aan het werk toen er opeens een foutmelding in het scherm verscheen. Deze foutmelding was anders dan anders en het leek er op dat onze hele workflow over de kop ging. Er was weinig aan te doen dus we dachten laten we Profit afsluiten en opnieuw opstarten. We hadden geen kopie, dus we zouden alle wijzigingen kwijt zijn, dat was wel vervelend. We openden opnieuw de workflow wederom gebeurde hetzelfde. Na een tijdje prutsen en hopen op een goede afloop kwam er niets. We gaven beide geen kik en besloten dat koffie zou helpen. Met een stalen gezicht hebben we koffie gehaald. Uiteindelijk op wonderbaarlijke wijze deed de workflow het weer en waren we maar een heel klein stukje werk kwijt. Op dat moment durfden we aan elkaar te bekennen dat het zweet ons over de rug liep. 

Ronde negen

BAM! We delen nog een extraatje uit: tijdens het selectietraject moet er gecheckt wordt of de sollicitant toevallig niet (meer) indienst mag komen. Deze informatie ligt op verschillende plekken vast maar wordt ook niet altijd goed bijgehouden. We besluiten deze informatie in Profit te stoppen, zorgen dat de nieuwe informatie hierover vanuit het uitdienst proces direct geborgd wordt. De enige actie tijdens het selectieproces is een het draaien van een analyse welke de nieuwe sollicitanten checkt met de gemarkeerde personen.

De finale

Het systeem werkt zoals wij het willen, de processen zijn geborgd, we hebben vast nog niet aan alles maar al wel aan heel details gedacht!De uitdager in de rode hoek gaat Knock-Out. Wij hebben gewonnen en zijn klaar! Althans, ik ben klaar.
Caroline de applicatiebeheerder RIBW GO mag meteen weer de ring in! Hierover verteld zij graag zelf meer..